Opinião

Seis transformações positivas da tecnologia no meu escritório de contabilidade

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Por Adão Lopes

O setor contábil é uma das estruturas internas mais importantes de qualquer empresa. Parece até um pouco surreal pensar que, até poucos anos atrás, toda essa infraestrutura era analógica. Cálculos, armazenamento, segurança e disponibilidade, eram totalmente dependentes de estruturas físicas como arquivos em papel e registros individuais de cada fornecedor, cliente ou órgão fiscal. Era uma montanha de informação de difícil lida.

Hoje, as coisas estão bem diferentes, é claro. Principalmente, devido às medidas de obrigatoriedade envolvendo a migração para o digital. Não são mais precisas aquelas pilhas e pilhas de documentos sendo analisados a cada pagamento ou recebimento. Nem cadastros repetidos a cada nova nota emitida, gerando um imenso retrabalho. Mas, é claro que ainda existem aqueles que resistem ao modelo de documentação eletrônica com uma interface digital.

Digo que resistem mais como uma “implicância”, já que as obrigatoriedades fiscais nacionais o deixam sem escolha. Talvez seja um receio comum em épocas de transição, ou mesmo a resistência natural do ser humano à mudança. O caso é que esse modo de pensar deveria mudar. É por isso que resolvi citar alguns dos motivos pelos quais a tecnologia mudou para melhor os escritórios de contabilidade, inclusive mostrando como isso pode servir a você, leitor.

  1. Garantia da informação – o lançamento desses documentos eletrônicos para qualquer órgão requeredor pode ser feito de maneira automática. Isso garante que os itens e impostos sejam exatamente os declarados nos documentos, além de evitar retrabalho e erros humanos. A informação certeira é crucial para a área fiscal.
  2. Agilidade e fácil gerenciamento – essa é uma tecnologia que vem ajudar o contador e a empresa, facilitando seu trabalho e auxiliando na criação de uma rotina e processos mais ágeis e de fácil gerenciamento. Isso poupa tempo e gastos.
  3. Agilidade na comunicação – ferramentas de emissão gestão de documentos digitais permitem a colaboração através da comunicação online entre o contador e suas empresas, facilitando processos e troca de informações. O compartilhamento de documentos é possível, inclusive na formulação e ajuste dos mesmos a quatro mãos (contador e cliente).
  4. Menos papel e mais velocidade – sistema de entrega de guias digitais eliminam motoboy, correios e sistemas leva-traz. Além disso, há uma diminuição do papel, eliminando os arquivos e depósitos de papel.
  5. Segurança – essa vai desde a segurança na operação, como evitar redigitação e erros, até a de armazenamento em ambiente digital seguro. A segurança sempre está relacionada com quem tem o acesso e quão forte são as paredes de onde estão guardadas as informações. Os maiores problemas como vazamento de informação são causados por descuido e mau uso dos próprios usuários, bem como de sistema sem a devida parede digital (criptografia e autenticação segura). O “X” da questão é que é muito mais fácil controlar o acesso e a segurança desses dados de forma digital.
  6. Mais clientes atendidos – antes o contador tratava de cada empresa de modo individual, acompanhando e fazendo a gestão de cada processo fiscal da empresa. Nos dias de hoje é possível fazer a gestão de todos os clientes em uma única interface e ter acesso a qualquer documento emitido ou recebido pela empresa, através do CNPJ.

Adão Lopes é mestre em tecnologia e negócios eletrônicos e CEO da VARITUS BRASIL.

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