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Impostos no varejo: livre-se do bicho de sete cabeças

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Por Adão Lopes

O varejo, por lidar com o consumidor final, gera um grande volume de documentos fiscais por dia. Isso significa uma demanda por gestão e controle, de forma específica e cuidadosa, pois a empresa tem de estar alerta para não ficar em débito com suas obrigações tributárias – e sofrer as penalidades legais que isso envolve.

De um modo geral, as diversas cargas tributárias estão descritas no documento que chamamos de Simples Nacional, ou no Regime Normal. Ambos englobam a maioria dos impostos que são recolhidos por varejos de diversos tamanhos. Nesses documentos, há diversas informações que devem ser levadas em conta, principalmente quando se trata de conhecer bem os tributos que estão sendo pagos. É preciso entender se os valores estão corretos, se não há divergências ou alterações, e mesmo manter o simples cuidado na emissão e armazenamento das guias de pagamento.

Entretanto, esses não são os únicos documentos fiscais gerados e armazenados pelo varejo. Há uma série deles, que geralmente serão emitidos, pagos e armazenados, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e), o Cupom Fiscal Eletrônico do Sistema Autenticador e Transmissor (CF-e-SAT).

Cada um desses documentos se refere a uma parcela da operação da empresa, e geralmente são emitidos dos dois lados dos processos, tanto na compra (quando falamos de fornecimento para o comércio), quanto na venda (quando falamos de venda ao consumidor final). Esses documentos precisam ser armazenados por cinco anos a partir do seu dia de emissão.

Alguns podem pensar que por seu varejo ser menor, isso é diferente, mas não é bem o caso. Estabelecimentos menores têm menos tributos nas guias de recolhimento, e em empresas grandes há muitos mais (INSS, IPI, PIS, etc), porém isso não faz com que essa quantidade de documentos diminua muito. Isso se deve ao fato de o grosso da documentação ser de transações diárias, como as vendas e compras que geram NF-e ou NFC-e. Consequentemente, a demanda por um sistema de armazenagem eletrônico é crucial para a sobrevivência do negócio nos dias atuais.

Bom, e o que fazer para lidar com esse cenário complexo? Isso é fácil e é o que a maioria das empresas já faz. O empresário contrata um contador. Este deve realizar uma orientação de como devem ser preenchidas e tratadas cada guia e cada documento. Mas, apesar disso, o contador ainda precisa de ajuda para organizar e armazenar tudo em formato digital. Com sistemas de gestão de documentos, como o NOTA FAZ, é possível gerir bem um negócio, sem dores de cabeça e sem enganos. Esses fatores fazem a diferença, principalmente em tempos de auditorias fiscais.

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A importância do controle contábil em tempos tecnológicos

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A tecnologia alterou completamente a rotina administrativa das empresas. As possibilidades de uma melhor gestão, que deu agilidade e precisão a processos antigos, também significou uma mudança na forma como as empresas se relacionam com seus pagadores, credores e o governo.

É em um cenário mais complexo e completo, onde a lida com o cotidiano e, sobretudo com as obrigações fiscais, que a contabilidade ganha um novo destaque. Aliada à tecnologia, a contabilidade, que já era um pilar administrativo, passou a ter um acréscimo de importância, o operacional.

Os processos cotidianos agora são integrados. O controle é maior. A fidelidade das informações muito mais desenvolvidas e protagonistas. Os próprios processos já nascem em plataformas tecnológicas, garantindo veracidade e segurança da informação, o que faz com que o erro humano seja quase totalmente excluído da equação.

O controle contábil nunca foi tão grande, necessário e vital. É para isso que plataformas de tecnologia, como a de emissão de documentos eletrônicos, são cada vez mais necessárias nas empresas. Já não se consegue acompanhar o ritmo sem a tecnologia como aliada. O grande volume de dados demanda isso dos processos contábeis.

Toda a empresa depende desses fatores, dessa aliança entre contabilidade e tecnologia. Eles não são a alma do negócio, mas com certeza o mantém vivo, funcionando e, acima de tudo, trazendo resultado. A contabilidade não serve apenas pagar contas e cobrar dívidas. Ela gere aquilo que faz a empresa funcionar. Com a tecnologia como aliada, ela consegue alcançar patamares muito mais amplos e com muito mais segurança da informação.

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Fim da emissão gratuita de NF-e: quatro motivos para migrar seu sistema e evitar dores de cabeça

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A Nota Fiscal Eletrônica se tornou parte fundamental do processo de gerência empresarial e fiscalização de impostos no Brasil. O que começou gradual e tinha ares de inovação e diferencial, hoje é a realidade que permeia nossos processos financeiros.

Na semana passada, o Sefaz suspendeu a inscrição de mais de 5,8 mil empresas, só no Amazonas, simplesmente pelo fato de elas não emitirem NF-e, alegando que as mesmas podem estar escondendo esquemas de fraude.

Essas empresas tiveram um ano e meio para se regularizar, mas não o fizeram. Justamente por isso é tão importante alertar empresários e contadores sobre as novidades envolvendo a emissão de notas fiscais.

A Sefaz informou, no mês passado, que irá descontinuar a última versão dos seus emissores gratuitos de NF-e. O aplicativo, em sua versão atual, não terá um sucessor, e conforme forem surgindo alterações legais para emissão, o aplicativo já instalado se tornara obsoleto, pois trabalhará com regras desatualizadas.

A decisão passa a valer a partir de 01 janeiro de 2017, e os empresários que emitem NF-e devem buscar se atualizar com uma ferramenta profissional, dentro dos próximos sete meses. As vantagens são muitas. Enumerei as quatro mais importantes.

  1. Atualizações automáticas – não precisar se preocupar se suas emissões estão atualizadas com as constantes mudanças de tributação faz toda a diferença na rotina do empresário. O Governo Federal sofre alterações tributárias constantes, e as regras que regem esses impostos muitas vezes mudam. É ilegal informar dados errados a seus clientes e fornecedores. Além disso, a desatualização se torna passível de sonegação, que é crime grave. Sistemas profissionais garantem o serviço atualizado e em dia com as obrigações fiscais, resguardando sua empresa.
  2. Suporte especializado – teve problema nas emissões? Não se preocupe, um serviço profissional de suporte vai resolver tudo e sua empresa não vai perder dinheiro no processo. Isso poupa tempo e garante o serviço, consequentemente a qualidade que repercute para a sua própria empresa. No caso dos contadores, ainda há o aumento da confiança do cliente em escritório de contabilidade.
  3. Armazenamento garantido – muitos empresários não sabem, mas toda nota emitida deve ser armazenada por cinco anos, obrigatoriamente, correndo o risco de uma fiscalização que te acuse de irregularidades fiscais. Softwares profissionais já vêm com pacotes de armazenamento que garantem essa segurança, sem contar que isso poupa investimentos próprios em armazenamento interno da empresa, o que te faria gastar mais com infraestrutura.
  4. Adaptação ao sistema – tudo que é feito às pressas corre um risco maior de erro. Muitas das empresas autuadas pelo Sefaz no Amazonas protelaram, e hoje estão sendo taxadas de ilegais. Migrar o quanto antes te garantirá segurança na tomada de decisão, e tempo de adaptação e implementação, principalmente no caso dos contadores que possuem diversos clientes. Então, não nem pensar em deixar essa mudança para a última hora.

O objetivo da NF-e é gerar um melhor controle sobre o recolhimento de impostos, e inclusive de defesa do consumidor, proporcionando um controle claro das transações comerciais realizadas. A alteração vem baseada em um levantamento realizado pela Sefaz, que aponta que o total de NF-es geradas por empresas que optaram por emissores próprios somam 92,2%.

A partir de 01 de janeiro não será mais possível fazer o download dos emissores. A própria Sefaz recomenda que os usuários que já tenham o aplicativo instalado, façam a migração para soluções próprias antes que a introdução de novas regras de validação da NF-e impeçam o seu correto funcionamento. Vale a pena se preocupar agora e evitar dores de cabeça mais tarde.

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Emissor gratuito de NF-e e CT-e têm os dias contados

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Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo irá descontinuar versão atual dos emissores

A Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (Sefaz) informou, nessa última segunda-feira (18), que irá descontinuar a última versão dos seus emissores gratuitos de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Os aplicativos, em sua versão atual, não terão um sucessor, e conforme forem surgindo alterações legais para emissão, os aplicativos já instalados se tornarão obsoletos, pois trabalharão com regras desatualizadas. A decisão passa a valer em janeiro de 2017, e os empresários de São Paulo que emitem NF-e e CT-e devem buscar se atualizar com uma ferramenta profissional, dentro dos próximos nove meses.

Os emissores gratuitos são fornecidos pela Sefaz, desde 2006 quando se deu início o processo de informatização dos documentos fiscais e sua transmissão via internet. A atualização dos sistemas informativos em massa, em todo o território nacional, é um objetivo claro do Sefaz desde o início do programa de informatização.

Seu objetivo é gerar um melhor controle sobre o recolhimento de impostos, e, inclusive, de defesa do consumidor, proporcionando um controle claro das transações comerciais realizadas. A alteração vem baseada em um levantamento realizado pela Sefaz que aponta que o total de NF-e’s geradas, por empresas que optaram por emissores próprios, somam 92,2%. No caso do CT-e, esse número chega a 96,3%.

Essa análise permitiu ao Fisco Paulista verificar que a maioria dos contribuintes já deixou de utilizar o emissor gratuito e optou por soluções próprias, há bastante tempo. “A vantagem de se usar uma solução de mercado, é que ela se integra ao sistema interno da empresa e permite personalizar todo o processo para cada tipo de negócio”, conta Adão Lopes, CEO e fundador da VARITUS Brasil, empresa desenvolvedora de soluções para emissão, gestão e armazenamento de documentos eletrônicos.

A partir de 1º de janeiro não será mais possível fazer o download dos emissores. O anuncio já havia sido feito no ENCAT, Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais, mas a nota oficial foi enviada essa semana, no dia 18 de abril. “Os softwares de mercado, como o da VARITUS, buscam ampliar o leque de serviços. Além de emitir as notas, ele também as armazena, já que o prazo mínimo de histórico desse tipo de documento é de cinco anos”, explica Lopes.

A decisão vem seguindo a tendência do mercado e da própria necessidade de simplificar e unificar processos dentro das empresas. “Essa é uma oportunidade de os empresários melhorarem seus sistemas, atualizarem seus processos e facilitarem seus trabalhos. Nós da VARITUS estamos sempre atentos para apoiar o empresário e o contador, para que não haja perdas para as empresas”, finaliza Lopes.

A Secretaria da Fazenda recomenda que os usuários que já tenham o aplicativo instalado, façam a migração para soluções próprias antes que a introdução de novas regras de validação da NF-e e do CT-e impeçam o seu correto funcionamento.

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IR 2016: o valor de uma boa gestão fiscal

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A partir de amanhã, dia 1º de março, tanto pessoa física quanto pessoa jurídica começam a entregar suas declarações de Imposto de Renda referentes aos rendimentos obtidos em 2015. É aquele tempo do ano de recolher todos os documentos fiscais emitidos e recebidos, e passar um pente fino na contabilidade para evitar a tão temida malha fina.

Principalmente quando se é pessoa jurídica, é nesse momento em que se dá valor a uma boa gestão de armazenamento fiscal, pois esse controle não é apenas facilitador, ele é essencial.

O prazo que se estende até 29 de abril abrange todos aqueles que tiveram rendimentos tributáveis acima de R$28.123,91. A declaração também é obrigatória para aqueles que obtiveram ganhos em operações na bolsa de valores e também para aqueles que obtiveram lucros com alienação de bens ou direitos.

No caso de atividade rural, só é necessário a declaração se a receita bruta ultrapassar os R$140.619,55. Também pode ser declarado quando o contribuinte achar necessário para compensar prejuízos dos anos passados.

Todos os anos muitas empresas são notificadas por suas notas e indicativos de rendimentos não estarem em concordância. A cada ano a Secretaria da Fazenda desenvolve mais e melhores meios de cruzar informações fiscais para evitar a sonegação e até mesmo o erro. Esse ano não será diferente.

Desde outubro de 2014, está disponível para pessoas físicas ou jurídicas todos os documentos (NFe, CTe, etc.) emitidos contra o seu CNPJ ou CPF, através da NT (Nota Técnica) 2014/02, onde foi disponibilizado para domínio publico “Web Service de Distribuição de DF-e de Interesse dos Atores da NF-e (PF ou PJ)”.

Segundo a própria NT, todos os autores tem acesso aos documentos: “Este serviço pode ser consumido por autores que desempenham papel na NF-e de emitente, destinatário, transportador ou terceiro, pessoa física ou jurídica que possua um certificado digital de PF com seu CPF, ou PJ com seu CNPJ”.

Justamente por isso fica a questão: será que temos certeza que todos os documentos de notas fiscais eletrônicas emitidas contra nosso CPF ou CNPJ, é do nosso conhecimento? É de extrema importância que saibamos e que passemos a negar os documentos que não nos pertence, pois a Secretaria de Fazenda já tem essa informação.

Justamente por conta dessas dificuldades em conhecer, gerir e armazenar todos esses documentos, que devemos abraçar as tecnologias disponíveis para facilitar esses processos, e evitar qualquer problema que vá desde erro humano até falta de informação que gerem consequências fraudulentas.

Acompanhar as mudanças legais já é complicado o bastante, tanto para aqueles que declaram sozinhos, como para aqueles usam o contador como seu mais importante aliado nesse momento, mas a tecnologia deve poder caminhar lado a lado com esses processos, facilitando e assegurando sua eficácia.

O problema é que todos se preocupam com isso, apenas na época de declaração do IR, mas ela não deve ser maior do que preocupação com os documentos que recebemos diariamente. Somado a isso, poucas empresas sabem que, por lei, todas elas devem armazenar as notas fiscais emitidas por um prazo de cinco anos. Em caso de fiscalização, elas podem ser multadas em valores bem salgados.

A VARITUS Brasil vem trabalhando para solucionar cada vez mais problemas do contribuinte e principalmente de seus contadores, com ferramentas que fazem essa gestão, armazenamento, mantendo dados atualizados e garantindo uma declaração sem dores de cabeça, porém mantendo tudo em ordem não só no começo do ano em tempos de IR, afinal a tecnologia está para nos servir, e é assim que deve ser o ano todo.

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