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Cinco motivos para pertencer a uma Associação Comercial e Empresarial

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Por Adão Lopes

Todo empresário, sobretudo os mais novos, já se questionaram o porquê de se afiliar a uma Associação Comercial e Empresarial. Pode parecer pouco natural buscar por mais uma “conta a pagar”, através da contribuição, principalmente quando se está no começo do negócio, ou ele já funciona há muitos anos sem nunca ter tido contato com uma Associação.

Alguns empresários podem já ter uma boa fatia de mercado e achar inútil se reunir com outros empresários para tentar expandir seu market share. Muitos podem simplesmente não saber o que realmente faz uma ACE e o que ela pode fazer por eles. O caso é que ainda existe um gap de comunicação entre empresas e Associação.

De um modo geral, a ACE é uma organização que valoriza o coletivo. Através dela e de acordos feitos entre seus associados, muitos serviços e produtos são disponibilizados para uma comunidade de empreendedores de forma muito mais acessível, e de forma que há benefícios compartilhados entre essa comunidade.

Fechar acordos com ACEs ajuda tanto o fornecedor quanto os associados, pois ambos têm papéis que constantemente se invertem ao longo do tempo. Um dia você oferta algo com alguma vantagem e outro dia usufrui dessa vantagem com outra ferramenta ou serviço. Justamente por isso, listamos alguns benefícios de se estar filiado a uma ACE, para que se consiga refletir a importância desse olhar coletivo:

  1. Networking: pode parecer o mais óbvio dos propósitos dentro de uma ACE, e alguns podem até achar que impulsionar seu relacionamento com outros players do mercado não leve a nada. Porém, o caso é que não importa o quanto você tenha de fatia no mercado, clientes e fornecedores vem e vão, e é preciso ter boas relações com outros possíveis parceiros comerciais. Só assim se expande, e também se sobrevive em tempos de crise.
  1. Retrato do mercado: é possível ter contato com concorrentes, com empresários experientes e com dados mercadológicos que são conquistados com relacionamento e pesquisas promovidos pelas Associações. Esse retrato do mercado é crucial para a tomada de decisão diária da empresa, e tê-lo de forma confiável e fácil é, sem dúvida, uma das maiores vantagens.
  1. Acesso a serviços mais baratos: suponha que sua empresa está enfrentando um processo. Advogados e processos jurídicos são caros. As Associações oferecem serviços de advogados mais baratos para seus membros, de forma que o custo é menor para o empreendedor, assim como a qualidade do serviço que pode garantir sucesso em seu processo. O mesmo acontece com consultores empresariais, especialistas em RH, entre outros.
  1. Acesso a produtos mais baratos: recentemente fechamos acordos com algumas Associações e Federações justamente para oferecer nosso emissor de notas fiscais de forma gratuita ou paga para os associados. Mesmo na versão paga, os valores são muito mais baixos do que os de mercado, isso porque o negócio se torna viável tanto para quem fornece, quanto para quem recebe. O que promove isso é a coletividade.
  1. Incentivo ao mercado: a troca de serviços, produtos, contatos, experiência, tudo isso leva a um único e primordial fator: a movimentação do mercado. Através dessas oportunidades, estar vinculado a uma ACE permite ao empresário estar mais próximo de potenciais clientes e entender como se aproximar deles de forma mais eficaz, além de reduzir custos na busca por novos contatos comerciais.

Um bom exemplo de como essa filiação beneficia toda a comunidade é a vídeo aula que realizamos recentemente, explicando aos associados da Federaminas como emitir notas fiscais agora que o emissor gratuito do SEFAZ será descontinuado. Você pode ver a aula no link: https://www.youtube.com/watch?v=eGN0gnaC1Hw.

Adão Lopes é CEO da Varitus Brasil.

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Legislação tributária: o que preciso saber para começar meu próprio negócio online?

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Por Adão Lopes

A legislação fiscal brasileira é um caos. Além de extensa e complexa, ela está sendo alterada a todo momento. Estados, municípios e até o governo federal constantemente instituem novas leis, normas, regulamentos, atos, entre outros, diariamente. Nosso país tem mais de 80 tributos diferentes, e estar em dia com eles não é só custoso, é complicado também.

Conhecê-los é imprescindível e isso demanda tempo, investimento e profissionais especializados. Está cada vez mais difícil ser empreendedor no cenário atual. Para ajudar você, leitor, eu listei aqui um apanhado das principais obrigações fiscais a que um empreendedor deve ficar atento quando for abrir uma empresa.

A primeira coisa a se fazer é registrá-la na Secretaria da Receita Federal, na Secretaria de Estado e Fazenda e nas Prefeituras Municipais. Esses registros já irão garantir seus primeiros tributos, sejam eles federais, estaduais ou municipais, e que varia um pouco de acordo com o ramo de sua empresa. Geralmente eles são: ICMS, IPI, ISSQN, CSLL, PIS, recolhimento de INSS, só para falar dos mais comuns.

Esses tributos tem periodicidade, geralmente anual ou mensal (INSS, por exemplo), porém ainda é necessário se atentar a obrigação de emitir notas fiscais, o que pode ser um processo diário de acordo com seu negócio. Essas notas devem estar disponíveis e organizadas com registros de cinco anos, para evitar potenciais multas em fiscalizações.

Além disso, as empresas também precisam apresentar o DIPJ, Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica, anualmente. Não se atentar a esses documentos torna a empresa um negócio ilegal, e sujeito a diversas penalidades.

Outro fator a se considerar é o porte da empresa, pois o regime tributário pode enquadrar a empresa no Lucro Real, Lucro Presumido, Simples Nacional ou no Microempreendedor Individual. Para isso, é preciso estar atento aos valores limite de rendimentos de cada regime de tributação.

Um bom exemplo é o MEI, que tem um rendimento mais baixo, precisa pagar o DAS mensalmente, onde já estão todos os seus impostos devidos, e o DASN-SIMEI, Declaração Anual do Simples Nacional do MEI, que substitui o DIPJ, no fim do ano. Deve-se considerar em eventuais crescimentos da empresa, a necessidade de mudar de regime tributário.

São pormenores e detalhes demais para se lidar sozinho, e é justamente por isso que a tecnologia tem seu papel de facilitadora desses processos, como o ocorrido na utilização de sistemas de gestão de documentos e notas fiscais que automatizam processos e atualizam valores, acrescentando correções e armazenando os dados. Sem ter de se preocupar com isso, a empresa pode concentrar recursos de pessoal e tempo para o que realmente importa: ganhar dinheiro.

Entretanto, mesmo contando com a tecnologia como aliada, é importante conhecer os tributos, saber lidar com eles e, inclusive, se atualizar. O dono de um negócio não pode ser dar ao luxo de deixar isso a cargo de funcionários ou mesmo de um sistema. Eles são braços de auxílio e prática diárias, mas o conhecimento pleno do negócio é responsabilidade do empreendedor, do dono. Sempre.

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Como se preparar para uma auditoria fiscal?

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Qualquer empresário, hoje em dia, sabe o que é uma auditoria fiscal e qual sua importância para o próprio mercado, independentemente de concordar ou não com determinados tributos ou regras vigentes. Porém, você empreendedor, já se perguntou o que fazer para estar pronto para encarar a tão temida auditoria fiscal?

Muitos podem acreditar que já que sua empresa está em ordem, com seus documentos e obrigações fiscais, estão livres de passar por uma auditoria, porém estão enganados. Processos de fiscalização ocorrem por diversos motivos, desde cruzamentos de dados por parte do fisco, como por denúncias vindas de clientes, funcionários, etc.

Mesmo que o fisco não ache nada de errado com sua empresa, alguém ainda pode realizar uma denúncia. Não vou entrar no mérito de a empresa estar legal ou não, mas o caso é que é bom estar prevenido. Como consequência, estará legalizado.

O fisco geralmente manda uma multa por correspondência quando há alguma suspeita de irregularidade, que quando paga, geralmente já soluciona qualquer problema para a empresa. Entretanto, eles podem mesmo assim fazer uma vistoria, e no caso de não pagamento, com certeza eles a farão.

possível contestar a multa, caso haja a certeza de que aquela acusação é falsa, porém haverá uma auditoria para avaliação de toda forma. O ponto é que, geralmente há mesmo alguma irregularidade.

São muitos documentos, e muitos anos de documentos que devem ser armazenados. Informações podem se perder, principalmente se nem toda a sua plataforma é digital. A irregularidade não é feita de má fé, mas pode ser um erro operacional que custa caro.

Mas então como evitar surpresas negativas? Primeiramente é importante ter tudo em ordem. Sistemas gerenciais de notas, ou mesmo ERPs que contenham esses sistemas acoplados, como o NOTAFAZ (colocar o link para a página), garantem que as notas estejam em ordem.

Assim, quando qualquer fiscalização tomar lugar, os dados estarão organizados, acessíveis e transparentes. Além disso, é possível fazer uma pré-auditoria automática, que verifica se os dados estão sem discrepância, antes mesmo da avaliação do fisco. Isso pode ser feito periodicamente, de forma a garantir que a empresa não fique tensa quando ocorrer uma nova inspeção – podendo até corrigir erros antes que eles virem multas.

O NOTAFAZ te dá todas essas ferramentas, inclusive podendo ser usadas como o diferencial de atendimento de um contador na hora de prestar serviço a uma empresa. Auditorias fazem bem para o mercado, e estar preparado é apenas mais um aspecto de um bom trabalho dentro da nossa realidade comercial.

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Fim da emissão gratuita de NF-e: quatro motivos para migrar seu sistema e evitar dores de cabeça

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A Nota Fiscal Eletrônica se tornou parte fundamental do processo de gerência empresarial e fiscalização de impostos no Brasil. O que começou gradual e tinha ares de inovação e diferencial, hoje é a realidade que permeia nossos processos financeiros.

Na semana passada, o Sefaz suspendeu a inscrição de mais de 5,8 mil empresas, só no Amazonas, simplesmente pelo fato de elas não emitirem NF-e, alegando que as mesmas podem estar escondendo esquemas de fraude.

Essas empresas tiveram um ano e meio para se regularizar, mas não o fizeram. Justamente por isso é tão importante alertar empresários e contadores sobre as novidades envolvendo a emissão de notas fiscais.

A Sefaz informou, no mês passado, que irá descontinuar a última versão dos seus emissores gratuitos de NF-e. O aplicativo, em sua versão atual, não terá um sucessor, e conforme forem surgindo alterações legais para emissão, o aplicativo já instalado se tornara obsoleto, pois trabalhará com regras desatualizadas.

A decisão passa a valer a partir de 01 janeiro de 2017, e os empresários que emitem NF-e devem buscar se atualizar com uma ferramenta profissional, dentro dos próximos sete meses. As vantagens são muitas. Enumerei as quatro mais importantes.

  1. Atualizações automáticas – não precisar se preocupar se suas emissões estão atualizadas com as constantes mudanças de tributação faz toda a diferença na rotina do empresário. O Governo Federal sofre alterações tributárias constantes, e as regras que regem esses impostos muitas vezes mudam. É ilegal informar dados errados a seus clientes e fornecedores. Além disso, a desatualização se torna passível de sonegação, que é crime grave. Sistemas profissionais garantem o serviço atualizado e em dia com as obrigações fiscais, resguardando sua empresa.
  2. Suporte especializado – teve problema nas emissões? Não se preocupe, um serviço profissional de suporte vai resolver tudo e sua empresa não vai perder dinheiro no processo. Isso poupa tempo e garante o serviço, consequentemente a qualidade que repercute para a sua própria empresa. No caso dos contadores, ainda há o aumento da confiança do cliente em escritório de contabilidade.
  3. Armazenamento garantido – muitos empresários não sabem, mas toda nota emitida deve ser armazenada por cinco anos, obrigatoriamente, correndo o risco de uma fiscalização que te acuse de irregularidades fiscais. Softwares profissionais já vêm com pacotes de armazenamento que garantem essa segurança, sem contar que isso poupa investimentos próprios em armazenamento interno da empresa, o que te faria gastar mais com infraestrutura.
  4. Adaptação ao sistema – tudo que é feito às pressas corre um risco maior de erro. Muitas das empresas autuadas pelo Sefaz no Amazonas protelaram, e hoje estão sendo taxadas de ilegais. Migrar o quanto antes te garantirá segurança na tomada de decisão, e tempo de adaptação e implementação, principalmente no caso dos contadores que possuem diversos clientes. Então, não nem pensar em deixar essa mudança para a última hora.

O objetivo da NF-e é gerar um melhor controle sobre o recolhimento de impostos, e inclusive de defesa do consumidor, proporcionando um controle claro das transações comerciais realizadas. A alteração vem baseada em um levantamento realizado pela Sefaz, que aponta que o total de NF-es geradas por empresas que optaram por emissores próprios somam 92,2%.

A partir de 01 de janeiro não será mais possível fazer o download dos emissores. A própria Sefaz recomenda que os usuários que já tenham o aplicativo instalado, façam a migração para soluções próprias antes que a introdução de novas regras de validação da NF-e impeçam o seu correto funcionamento. Vale a pena se preocupar agora e evitar dores de cabeça mais tarde.

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