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Solucionar problemas: software para emissão de nota fiscal oferece solução completa

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Por Adão Lopes

Abrir um negócio é uma tarefa que vai além do conhecido processo de empreender. Uma das primeiras coisas que se deve ter em mente é justamente o propósito, também conhecido como core business. Uma nova empresa, que pretende ter sucesso, deve solucionar um problema do mundo real.

Quando comecei a pensar em iniciar a Varitus encontrei esse problema na complicação documental do nosso país. A burocracia envolvendo documentos fiscais é muito grande. O Brasil é um dos países que mais tem variedade de tributos e documentos que precisam ser emitidos e armazenados constantemente. Por isso, a prestação de contas para diversos processos e tipos de negócio é uma das tarefas mais importantes em toda a cadeia de gestão da empresa.

O problema era que mesmo em soluções pagas, não se encontra um software que emita todos os documentos em uma única plataforma, quem dirá de forma simples e intuitiva. NF-e, MDF-e, CT-e, NFC-e, NFS-e são só alguns dos documentos que precisam de emissão, conforme o ramo de atividade da empresa. Além disso, ainda temos o problema da falta de integração com outras plataformas de gestão.

As informações vêm de vários softwares diferentes o que dá margem a erros humanos na transferência de informação, perda de dados, sem contar a complicação que gera novos processos que tomam tempo e dinheiro da empresa. Várias desenvolvedoras criam softwares ERP personalizados, mas quando chegam na parte de documentos fiscais não conseguem aderir a todos os emissores, pois eles não foram feitos pensando em complementar, e sim em ser exclusivos.

O core businesses deles nasceu de forma que só soluciona um problema, ou as vezes a empresa só existe para dar lucro, não para ser útil. O grande problema dessas ferramentas é justamente que elas não são feitas pensando no usuário, são feitas pensando no patrimônio da empresa, na solução única daquele problema, aquele documento, sem possibilitar flexibilidade na hora de lidar com negócios variados.

O problema aumenta quando falamos de um escritório de contabilidade que faz isso para diversos clientes diferentes. Quando criávamos o NOTAFAZ, aqui na Varitus, nós focamos nosso planejamento em resolver esses problemas. Não adiantava criar algo que fosse ser mais do mesmo, e também não podíamos criar algo que fosse muito caro ou de difícil uso. Foi com certeza uma tarefa difícil, mas tivemos êxito.

Emitir todos os tipos de documentos, atualizar a legislação, fazer um software que se integrasse a qualquer ERP, garantindo completude que nos permitisse parcerias com software houses, e ainda fazer isso de forma que com poucos cliques os usuários não precisassem mais se preocupar com essa parte burocrática e cansativa do processo de gestão. Foi justamente isso que entregamos.

Posso dizer sem sombra de dúvida que foi um trabalho gratificante, justamente por que o fizemos para ajudar os empreendedores, não para criar um produto a mais para o mercado. Essa é a visão que o empresário deve ter na hora de abrir um negócio. Diminuir a burocracia das empresas foi o meu target.

Adão Lopes é CEO da Varitus Brasil.

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Como facilitar o desenvolvimento de softwares

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Por Adão Lopes

Muitos já afirmam que programação de softwares é algo base para qualquer profissão atualmente. Isso porque os softwares estão em toda parte dos famosos negócios disruptivos, como fintechs ao estilo NuBank, aplicativos de compartilhamentos como UBER, aos mais simples eletrodomésticos. Tudo gira em torno da inteligência ofertada através de aplicações para os mais diversos nichos. Desenvolver um software é colocar no mundo real a possibilidade de uma ideia genial que conversa com o momento tecnológico do mundo.

Tudo está em programas, da vida pessoal à profissional. É uma época digital e isso é o natural, que se nasça fora do meio físico. Um excelente exemplo é que não se pode mais emitir notas fiscais em grande parte do país sem uma solução digital. Isso é o básico da legalidade fiscal para qualquer negócio. Sendo assim é preciso ter e desenvolver soluções, e em um mundo onde tecnologia e conhecimento são caros, é preciso ser estratégico para que nada custe mais do que o inevitável.

Sendo assim é preciso fazer o que for possível para facilitar o desenvolvimento de softwares. Tornar a realidade da empresa viável. Já não bastam ferramentas de programação mais práticas, poderosas ou de fácil interação. Na verdade a linguagem é o menor detalhe. A lógica é o que importa e a criação dessa lógica é o que torna tudo mais trabalhoso e custoso, pois demanda profissionais de alto rendimento.

Esse é um investimento indispensáveis, a inteligência por traz da máquina. Sendo assim os cortes tem de se direcionar a outros pontos como os métodos de produção. Metodologias ágeis são um dos modos de facilitar a criação de um programa. Ela não atua somente na parte de codificação, mas em todos os processos que melhoram o andamento e performance da equipe. Para realizar isso é possível contratar uma consultoria ou especialistas que consigam pensar “fora da caixa” pelo panorama do profissional de TI.

As reduções, no tempo de trabalho e custo de produção, são uma facilidade que atinge muito além dos da empresa. Ter um desenvolvimento menos custoso te permite baratear o produto e suas chances de inovar e ser competitivo. Há a oportunidade de ser disruptivo em um mercado sedento por inovação.

É possível, também, terceirizar alguns serviços, tanto para a parte de gestão do projeto, quanto para a produção de partes do produto. Nas empresas clientes, preza-se pelo uso da menor quantidade de ferramentas possíveis para controlar todos os processos da empresa. Isso ajuda a reduzir custos, inclusive, dos clientes. Sendo assim, muitas ferramentas precisam, idealmente, conversar de forma automática.

Uma solução é que seu software já realize todas as tarefas. Se o seu diferencial é uma parte do todo, o ideal é fazer parcerias com empresas que desenvolvem softwares que podem ser agregados ao seu. Isso poupa esforços de desenvolvimento e ainda é possível aproveitar o melhor de cada negócio, garantindo a seu cliente algo de muito mais qualidade.

Com isso é possível focar sua empresa no desenvolvimento de diferenciais importantes, algo que te permite grandes mudanças no seu próprio mercado. O software desenvolvido terá foco no que é novo e importante e não no que é lugar comum para as outras empresas. O uso de módulos agregados permite completude e é a chave colaborativa para negócios que atinjam mais pessoas. Podem parecer dicas pequenas, mas unidas essas ações fazem toda a diferença na criação de uma nova plataforma. Aproveitar o que já existe é primordial, assim como se esforçar em pontos chave.

Parcerias não faltam e adotar a estratégia é o primordial, inclusive na hora de tornar seu produto possível de novas alianças entre desenvolvedores. É realmente uma época de colaboração, e não apenas de competição.

Adão Lopes é CEO da Varitus Brasil.

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Sem sinal: como a falta de acesso à internet está limitando o desenvolvimento e gestão do país

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Por Adão Lopes

Recentemente entidades representativas de produtores rurais estiveram em discussão com membros do governo federal, pedindo o adiamento da obrigatoriedade da adoção da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em substituição ao Talão do Produtor Rural. A data anterior, de 1º de outubro de 2016, foi substituída por 31 de março de 2017. Isso por que esses produtores enfrentam um problema de infraestrutura: a falta de acesso à internet.

A adoção da NF-e é um processo de extrema importância para o governo federal. Atualmente são mais de 8 milhões de notas emitidas ao ano, um custo de cerca de R$ 3,5 milhões/ano na confecção e distribuição das guias em papel para os produtores rurais de todo o país. Os valores pesam nos cofres públicos e a mudança para a versão eletrônica eliminaria esses gastos, além de tornar a emissão e gestão do próprio agricultor algo mais seguro e ágil, já que eles tinham de ir até as prefeituras retirar e entregar os talões, e ainda armazenar sua guia por cinco anos em um material perecível que é o papel.

Apesar disso, a falta de antenas e repetidores de operadoras de internet nessas regiões afastadas impossibilita o produtor de adotar o modelo, sem contar os inúmeros problemas que envolvem não estar conectado à internet nos tempos atuais. A questão é que não basta adiar a data da obrigatoriedade. É preciso aproveitar a economia advinda da adoção do modelo de NF-e e investir em infraestrutura. Isso seria benéfico para as comunidades rurais de muitas maneiras, mas acima de tudo, permitiria adiantar o programa de NF-e em todo o país.

A orientação atual é que os produtores, independente do valor da nota, ou do produto comercializado, portadores de CNPJ, devem buscar uma solução de emissão própria, gratuita ou paga para emitir as notas, e o produtor pessoa física deve emitir notas avulsas via o site da Secretaria da Fazenda.  É importante lembrar também que os produtores rurais pessoa física dependem de habilitação via certificado digital, disponível no mercado ou via algum dos bancos que a disponibilizem como o Banrisul, para terem acesso à Nota Fiscal Eletrônica avulsa. Portanto, para operações interestaduais, deverá antecipadamente buscar as informações necessárias para habilitar-se à emissão da NF-e.

Já não é possível ficar off-line. O próprio progresso e sucesso de bons modelos de gestão dependem de uma base de comunicações. As conversas com entidades representativas e o governo tem limites de negociação se não houver uma real mudança que afete o tratamento dado a essas regiões. Uma importante parte da economia nacional, para consumo e exportação, depende dessas regiões. Não dar atenção a isso é dar um tiro imenso no pé, principalmente considerando que o Brasil é um dos grandes produtores rurais que ainda restam no mundo.

Adão Lopes é CEO da Varitus Brasil.

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Desenvolvimento ágil de software: o mercado tecnológico como ele é e precisa ser

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Por Adão Lopes

Muitos profissionais de tecnologia já estão familiarizados com o termo desenvolvimento ágil de software. Para os novatos, o método ágil é um conjunto de metodologias de desenvolvimento de software que providencia uma estrutura conceitual para reger projetos de engenharia de software. Mas qual sua diferença dos tradicionais métodos de desenvolvimento, como o cascata?

A ideia do desenvolvimento ágil é deixar de lado o peso excessivo da regulamentação, regimentação e micro gerenciamento usando o modelo em cascata para desenvolvimento. O cascata sempre foi muito burocrático, lento e contraditório. As documentações levavam mais tempo para serem produzidas do que o software, e elas sempre pareciam um retrabalho absurdo aos olhos dos programadores.

Claro que não deixamos de usar documentação, mas os processos mudaram muito, principalmente por conta do Manifesto Ágil, documento lançado em 2001 que reunia os princípios da prática. Alguns deles são Scrum, Crystal Clear, Programação Extrema, Adaptive Software Development, Feature Driven Development e o Dynamic Systems Development Method.

Muito disso se tornou possível graças ao advento da programação orientada a objeto. Poder trabalhar trechos separados de código já ajudava demais na maneira como os problemas eram identificados, concertados, e modificações implementadas. A ideia do desenvolvimento ágil é a sua adaptabilidade.

Poder alterar informações e regras cruciais sem ter de rever o código todo, se utilizando de uma metodologia que prima pela adaptação, garante que a empresa esteja apta a se modificar imediatamente, mantendo a competitividade em um mercado que é tão desleal quanto o de desenvolvimento.

As coisas mudam muito rápido no mercado tecnológico. Ele precisa ser assim. A tecnologia se desenvolve a um nível exponencial. Aplicativos como o Watson, da IBM, era coisa de ficção científica há alguns anos. Hoje, chegamos perto da realidade virtual e da AI.

O desenvolvimento ágil não é só um método, ele é um reflexo de uma geração. Empresas que o adotam são aquelas destinadas a sobrevivência no mercado de TI. A tecnologia é aliada, foi criada para facilitar. Vale a pena considerar esse fator na hora de contratar qualquer software, desenvolvedora ou serviço.

Saber se quem você está contratando está apto a resolver problemas de forma rápida, diz muito sobre o serviço que você terá. Softwares que precisam de atualização constante, não podem ser feitos de outra maneira – não nos dias atuais, com até milhares de linhas de código publicado. Lembre-se disso na hora de contratar uma empresa TI.

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Varitus Brasil firma parceria com software houses no desenvolvimento de ERPs

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Aliança permite que softwares se adequem a cada tributação particular dos mais de 5 mil municípios brasileiros

Há cerca de um ano, a Varitus Brasil, empresa inovadora que atua em soluções rápidas para TI, identificou a oportunidade de firmar parcerias com softwares houses a fim integrar seu sistema a ERPs customizados. Hoje já são mais de 20 parceiros nessa área.

Ao desenvolver um ERP, não é possível desconsiderar sua interface tributária. Emissão e controle de notas faz parte de qualquer negócio. O problema é que o custo de desenvolvimento dessas interfaces é muito alto, além de precisar de constante atualização, pois as regras tributárias mudam constantemente. O pior é quando a empresa vende e compra de municípios diferentes, pois cada um tem um valor específico para sua tributação.

Foi para sanar esse problema que a parceria surgiu. O sistema de gerência, emissão e armazenamento de notas da Varitus, o NOTA FAZ, realiza esse processo por meio de uma API integrada ao ERP desenvolvido pelas software houses. O custo de desenvolvimento cai drasticamente, a qualidade e garantia é mantida. Os clientes, sobretudo contadores, são os que mais ganham com isso.

A personalização baseada em cada peculiaridade vem principalmente devido às regras de tributação para Nota Fiscal de Serviço. “Com a utilização da API, o sistema da Varitus funciona integrado ao ERP, e possui uma interface única, com valores atualizados automaticamente. O usuário não precisa fazer mais nada, não há interferências nos processos diários”, conta Adão Lopes, CEO da Varitus.

O custo do ERP diminui para o cliente final, que na maioria das vezes é um contador de um escritório que faz a contabilidade de várias empresas. “Como a solução atende ao Brasil todo, as limitações são inexistentes e acaba sendo uma vantagem para todos os envolvidos, pois desenvolver do zero algo do porte da solução que oferecemos com a API, é realmente muito caro. Um valor que seria repassado ao cliente e só afastaria essa automação de empresas menores”, conclui Lopes.

Vale ressaltar que a solução da VARITUS também funciona de forma independente para aqueles que só precisam manter uma boa gestão de notas.

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Armazenamento fiscal em nuvem: uma solução de alta segurança com redução de custo

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Crise econômica, corte de pessoal e redução de investimentos. Em um cenário assim, é comum às empresas buscarem alternativas para reduzir custos. Uma das soluções que tem despontado nesse momento é a tecnologia de cloud computing (armazenamento em nuvem), que faz muito mais do que simplesmente guardar informações fora de servidores físicos, ela muda a lógica de gastos e a produtividade da empresa para um cenário econômico e mais eficiente. Essa tecnologia bem aplicada à documentos fiscais faz toda a diferença, tanto no custo operacional, quanto na segurança e disponibilidade da informação.

Os documentos fiscais precisam estar em ordem, não só por uma questão e lógica de segurança, já que eles são um registro valioso da legalidade da empresa, mas também por uma questão de ganho e produtividade na hora de prestar contas. O fisco não deve ser um vilão em momentos de declaração, ou fiscalização, de impostos.

Estar com os documentos em dia, organizados e acessíveis faz toda a diferença. A sonegação de impostos não é apenas uma tática corrupta proposital, ela pode ser realizada por engano, simplesmente pela falta de organização de dados, perda de informação, ou indisponibilidade na hora de prestar contas. E se pararmos para observar vantagens de se usar tecnologia cloud não param por ai.

O simples uso do cloud retira da planilha de custos da empresa, investimentos altíssimos em servidores, porém a redução não se restringe ao hardware, o custo do equipamento é o de menos. O mais impactante em sistemas de armazenamento são todos os gastos com energia, defesa física dos equipamentos, defesa lógica contra ataques digitais, backups, manutenção, pessoal especializado, e acima de tudo, o tempo gasto para se gerir todas essas facetas da infraestrutura, todos os dias, ainda mais em sistemas de alta performance.

Assim, ter seus documentos protegidos por rotinas de segurança profissionais, tem seus dados e prestações de contas à mão, aliados a economia de gastos de infraestrutura e tempo operacional, fazem do clou a opção mais lógica, produtiva e vantajosa. Vale a pena considerar seu uso. Lembre-se, seus documentos são um patrimônio e também precisa ser bem gerenciado.

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Armazenamento fiscal em nuvem: uma solução de alta segurança com redução de custo

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Crise econômica, corte de pessoal e redução de investimentos. Em um cenário assim, é comum às empresas buscarem alternativas para reduzir custos. Uma das soluções que tem despontado nesse momento é a tecnologia de cloud computing (armazenamento em nuvem), que faz muito mais do que simplesmente guardar informações fora de servidores físicos, ela muda a lógica de gastos e a produtividade da empresa para um cenário econômico e mais eficiente. Essa tecnologia bem aplicada à documentos fiscais faz toda a diferença, tanto no custo operacional, quanto na segurança e disponibilidade da informação.

Os documentos fiscais precisam estar em ordem, não só por uma questão e lógica de segurança, já que eles são um registro valioso da legalidade da empresa, mas também por uma questão de ganho e produtividade na hora de prestar contas. O fisco não deve ser um vilão em momentos de declaração, ou fiscalização, de impostos.

Estar com os documentos em dia, organizados e acessíveis faz toda a diferença. A sonegação de impostos não é apenas uma tática corrupta proposital, ela pode ser realizada por engano, simplesmente pela falta de organização de dados, perda de informação, ou indisponibilidade na hora de prestar contas. E se pararmos para observar vantagens de se usar tecnologia cloud não param por ai.

O simples uso do cloud retira da planilha de custos da empresa, investimentos altíssimos em servidores, porém a redução não se restringe ao hardware, o custo do equipamento é o de menos. O mais impactante em sistemas de armazenamento são todos os gastos com energia, defesa física dos equipamentos, defesa lógica contra ataques digitais, backups, manutenção, pessoal especializado, e acima de tudo, o tempo gasto para se gerir todas essas facetas da infraestrutura, todos os dias, ainda mais em sistemas de alta performance.

Assim, ter seus documentos protegidos por rotinas de segurança profissionais, tem seus dados e prestações de contas à mão, aliados a economia de gastos de infraestrutura e tempo operacional, fazem do cloud a opção mais lógica, produtiva e vantajosa. Vale a pena considerar seu uso. Lembre-se, seus documentos são um patrimônio e também precisa ser bem gerenciado.

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Segurança da informação: o fator primordial de uma empresa

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Vivemos na era da informação. O acesso, compartilhamento e, inclusive os riscos, relacionados à informação, nunca foram maiores ou mais intensos. Quem controla a informação, controla tudo, a tomada de decisão, a segurança da empresa, as estratégias de negócios. Ela é o maior bem de uma empresa. Entretanto, se não tratada de forma correta, pode ser também a sua ruína.

Isso faz da segurança da informação, ou cybersegurança, um fator primordial em qualquer negócio. Mesmo em épocas de retração, como a atual, os investimentos em segurança da informação não podem, e nem devem parar. O próprio mercado mostra que essa é a realidade.

A necessidade de investimentos nessa área está plenamente adaptada à realidade mercadológica. Mesmo em épocas de cortes, como a que vivemos, a segurança da informação tem papel tão importante, que ela subiu na escala de prioridades de investimentos. Em tempos difíceis, a informação tem mais valor ainda, pois é ela quem vai abrir portas para superar essa turbulência e evitar problemas que podem até levar a empresa à falência.

Os riscos estão em toda parte, e são constantes. Eles geralmente são de três tipos: roubo de informação, alteração da informação para dados enganosos ou perda de informação por armazenamento indevido. Muito disso pode ser prevenido através da educação dos usuários (navegação, acesso, etc), prevenção de compartilhamento e armazenamento em sistemas criptografados e profissionais. É por isso que muitas empresas contratam serviços que assegurem seus dados, principalmente os que são chave da empresa, como informações fiscais. Investem ainda em treinamentos e procuram ter rotinas de segurança rígidas.

A falta de legislação que fortaleça a cybersegurança no Brasil é um obstáculo que todos enfrentam. Justamente por isso é preciso contar cada vez mais com ferramentas e protocolos desenvolvidos por especialistas, que garantam que sua empresa não ficará desamparada.

Vivemos em uma época de novos riscos. É importante estar sempre atento, e jamais deixar de investir naquilo que é a alma do seu negócio. Não se deixe assustar pela crise e acabe expondo sua empresa. Procure uma solução que possa fornecer alternativas, crie bons hábitos e dissemine a cultura da cybersegurança. É importante se ater à armazenagem e cuidados com dados cruciais.

No quesito perda de dados, a melhor forma de fazer isso é através de um sistema profissional, principalmente quando se trata de documentos antigos que correm os riscos de se perder por agentes do tempo e armazenagem indevida (arquivos, caixas, papel). A digitalização de documentos é a alternativa mais lógica, pois além de proteger os dados, os mantêm acessíveis.

Já para segurança de novas informações, é sempre bom contar com uma armazenagem criptografada. Dados fiscais, por exemplo, precisam ser guardados por muito tempo, e precisam estar acessíveis para auditorias. Além disso, eles jamais podem cair em mãos de terceiros. É um cuidado extra que se deve ter.

Se atente a esses riscos e use a tecnologia a seu favor. Sua empresa e seu futuro, agradecem.

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Fim da emissão gratuita de NF-e: quatro motivos para migrar seu sistema e evitar dores de cabeça

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A Nota Fiscal Eletrônica se tornou parte fundamental do processo de gerência empresarial e fiscalização de impostos no Brasil. O que começou gradual e tinha ares de inovação e diferencial, hoje é a realidade que permeia nossos processos financeiros.

Na semana passada, o Sefaz suspendeu a inscrição de mais de 5,8 mil empresas, só no Amazonas, simplesmente pelo fato de elas não emitirem NF-e, alegando que as mesmas podem estar escondendo esquemas de fraude.

Essas empresas tiveram um ano e meio para se regularizar, mas não o fizeram. Justamente por isso é tão importante alertar empresários e contadores sobre as novidades envolvendo a emissão de notas fiscais.

A Sefaz informou, no mês passado, que irá descontinuar a última versão dos seus emissores gratuitos de NF-e. O aplicativo, em sua versão atual, não terá um sucessor, e conforme forem surgindo alterações legais para emissão, o aplicativo já instalado se tornara obsoleto, pois trabalhará com regras desatualizadas.

A decisão passa a valer a partir de 01 janeiro de 2017, e os empresários que emitem NF-e devem buscar se atualizar com uma ferramenta profissional, dentro dos próximos sete meses. As vantagens são muitas. Enumerei as quatro mais importantes.

  1. Atualizações automáticas – não precisar se preocupar se suas emissões estão atualizadas com as constantes mudanças de tributação faz toda a diferença na rotina do empresário. O Governo Federal sofre alterações tributárias constantes, e as regras que regem esses impostos muitas vezes mudam. É ilegal informar dados errados a seus clientes e fornecedores. Além disso, a desatualização se torna passível de sonegação, que é crime grave. Sistemas profissionais garantem o serviço atualizado e em dia com as obrigações fiscais, resguardando sua empresa.
  2. Suporte especializado – teve problema nas emissões? Não se preocupe, um serviço profissional de suporte vai resolver tudo e sua empresa não vai perder dinheiro no processo. Isso poupa tempo e garante o serviço, consequentemente a qualidade que repercute para a sua própria empresa. No caso dos contadores, ainda há o aumento da confiança do cliente em escritório de contabilidade.
  3. Armazenamento garantido – muitos empresários não sabem, mas toda nota emitida deve ser armazenada por cinco anos, obrigatoriamente, correndo o risco de uma fiscalização que te acuse de irregularidades fiscais. Softwares profissionais já vêm com pacotes de armazenamento que garantem essa segurança, sem contar que isso poupa investimentos próprios em armazenamento interno da empresa, o que te faria gastar mais com infraestrutura.
  4. Adaptação ao sistema – tudo que é feito às pressas corre um risco maior de erro. Muitas das empresas autuadas pelo Sefaz no Amazonas protelaram, e hoje estão sendo taxadas de ilegais. Migrar o quanto antes te garantirá segurança na tomada de decisão, e tempo de adaptação e implementação, principalmente no caso dos contadores que possuem diversos clientes. Então, não nem pensar em deixar essa mudança para a última hora.

O objetivo da NF-e é gerar um melhor controle sobre o recolhimento de impostos, e inclusive de defesa do consumidor, proporcionando um controle claro das transações comerciais realizadas. A alteração vem baseada em um levantamento realizado pela Sefaz, que aponta que o total de NF-es geradas por empresas que optaram por emissores próprios somam 92,2%.

A partir de 01 de janeiro não será mais possível fazer o download dos emissores. A própria Sefaz recomenda que os usuários que já tenham o aplicativo instalado, façam a migração para soluções próprias antes que a introdução de novas regras de validação da NF-e impeçam o seu correto funcionamento. Vale a pena se preocupar agora e evitar dores de cabeça mais tarde.

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